Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Hauptteil

§ 1 Gegenstand und Geltung

Der Anbieter stellt dem Kunden AUTOHUB Studio nach den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (Hauptvertrag) bereit. Dabei verarbeitet er personenbezogene Daten, für die der Kunde Verantwortlicher ist. Dieser Vertrag regelt die Pflichten der Parteien für diese Verarbeitung. Er ist Bestandteil des Hauptvertrags und gilt für dessen Laufzeit sowie darüber hinaus, solange der Anbieter Daten des Kunden verarbeitet. Bei Widersprüchen geht dieser Vertrag in Fragen des Datenschutzes dem Hauptvertrag vor.

Nicht erfasst sind Verarbeitungen, für die der Anbieter selbst Verantwortlicher ist, insbesondere die Verwaltung des Kundenkontos, die Abrechnung und der Betrieb des AutoHub-Marktplatzes (autohub.de). Hierzu informiert die Datenschutzerklärung.

§ 2 Art, Zweck und Umfang der Verarbeitung

Art und Zweck der Verarbeitung, die Arten personenbezogener Daten und die Kategorien betroffener Personen ergeben sich aus Anlage A und – soweit der Kunde AUTOHUB Service nutzt – aus Anlage B. Der Anbieter verarbeitet die Daten ausschließlich zur Erbringung der vereinbarten Leistungen und nicht für eigene Zwecke. Er verwendet sie insbesondere nicht zum Training von KI-Modellen und lässt dies auch durch Unterauftragsverarbeiter nicht zu.

§ 3 Weisungen

Der Anbieter verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden. Die Nutzung der Funktionen von AUTOHUB Studio durch den Kunden und seine Mitarbeiter gilt als Weisung. Einzelweisungen, die darüber hinausgehen, erteilt der Kunde in Textform. Ist der Anbieter der Auffassung, dass eine Weisung gegen Datenschutzvorschriften verstößt, informiert er den Kunden unverzüglich; er kann die Ausführung bis zur Bestätigung oder Änderung der Weisung aussetzen. Gesetzliche Pflichten zur Verarbeitung (Art. 28 Abs. 3 lit. a DSGVO) bleiben unberührt; der Anbieter teilt sie dem Kunden vorab mit, soweit das Recht dies nicht verbietet.

§ 4 Vertraulichkeit

Der Anbieter setzt für die Verarbeitung nur Personen ein, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind oder einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

§ 5 Sicherheit der Verarbeitung

Der Anbieter trifft die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, die in Anlage C beschrieben sind. Er darf sie an den Stand der Technik anpassen, sofern das Schutzniveau nicht unterschritten wird.

§ 6 Unterauftragsverarbeiter

Der Kunde erteilt die allgemeine Genehmigung zum Einsatz von Unterauftragsverarbeitern. Die bei Vertragsschluss eingesetzten Unterauftragsverarbeiter sind in Anlage D aufgeführt und gelten als genehmigt. Der Anbieter informiert den Kunden mindestens vier Wochen vorab in Textform über die beabsichtigte Hinzuziehung oder Ersetzung eines Unterauftragsverarbeiters. Der Kunde kann innerhalb dieser Frist aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund in Textform widersprechen. Finden die Parteien keine Lösung, kann der Kunde den Hauptvertrag zum Zeitpunkt des Einsatzes des neuen Unterauftragsverarbeiters außerordentlich kündigen.

Der Anbieter verpflichtet jeden Unterauftragsverarbeiter vertraglich auf Datenschutzpflichten, die diesem Vertrag entsprechen. Übermittlungen in Drittländer erfolgen nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO; die jeweilige Grundlage ist in Anlage D angegeben.

§ 7 Rechte der betroffenen Personen

Der Anbieter unterstützt den Kunden mit geeigneten Maßnahmen bei der Beantwortung von Anträgen betroffener Personen (Art. 12 bis 22 DSGVO); die Anwendung enthält hierfür eigene Funktionen (Anlagen A und B). Wendet sich eine betroffene Person unmittelbar an den Anbieter, verweist er sie an den Kunden und informiert den Kunden unverzüglich.

§ 8 Unterstützungs- und Meldepflichten

Der Anbieter unterstützt den Kunden bei der Einhaltung der Pflichten aus Art. 32 bis 36 DSGVO (Sicherheit, Meldung von Verletzungen, Datenschutz-Folgenabschätzung, vorherige Konsultation). Er meldet dem Kunden Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten, die Daten des Kunden betreffen, unverzüglich, nachdem sie ihm bekannt geworden sind, mit den Angaben nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO, soweit sie ihm vorliegen.

§ 9 Nachweise und Kontrollen

Der Anbieter stellt dem Kunden auf Anfrage die Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Einhaltung dieses Vertrags erforderlich sind. Der Kunde kann Kontrollen, auch vor Ort, nach rechtzeitiger Anmeldung in Textform zu den üblichen Geschäftszeiten durchführen oder durch einen zur Verschwiegenheit verpflichteten Prüfer durchführen lassen, in der Regel nicht öfter als einmal pro Kalenderjahr. Kontrollen dürfen den Betrieb des Anbieters nicht unverhältnismäßig stören und Geschäftsgeheimnisse oder Daten anderer Kunden nicht offenlegen.

§ 10 Löschung und Rückgabe nach Vertragsende

Nach Ende des Hauptvertrags löscht der Anbieter die im Auftrag verarbeiteten Daten oder gibt sie nach Wahl des Kunden zurück, soweit nicht eine gesetzliche Pflicht zur Speicherung besteht. Der Kunde kann Inhalte bis zum Vertragsende selbst herunterladen, soweit die Anwendung dies vorsieht (z. B. freigegebene Bilder). Fristen für die laufende Löschung während der Vertragslaufzeit sind in den Anlagen A und B beschrieben.

§ 11 Haftung

Für die Haftung gegenüber betroffenen Personen gilt Art. 82 DSGVO. Im Verhältnis der Parteien gelten die Haftungsregeln des Hauptvertrags.

§ 12 Schlussbestimmungen

Änderungen dieses Vertrags erfolgen nach den Regeln des Hauptvertrags über die Änderung der AGB. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

Anlage A – Verkauf, Anfragen und Händlerseite

Gegenstand und Zwecke

Bereitstellung der Funktionen zur Fahrzeugvermarktung: Fahrzeugakte und Inserate, KI-gestützte Bilderstellung, öffentliche Inseratsseiten, die eigene Händler- bzw. Werkstatt-Webseite des Kunden, Annahme und Verwaltung von Anfragen von Interessenten (einschließlich Zuordnung an zuständige Mitarbeiter, Notizen, Wiedervorlagen und Angebotsbelegen), Leasing-Aktionen sowie Benachrichtigungen des Kunden über neue Anfragen per E-Mail und auf Wunsch per WhatsApp.

Betroffene Personen

• Interessenten und Kunden des Kunden, die eine Anfrage senden
• Mitarbeiter des Kunden, die auf der Webseite oder im Inserat als Ansprechpartner genannt sind
• Personen, die auf hochgeladenen Fotos erkennbar sind, und Halter von Fahrzeugen, deren Kennzeichen oder Fahrzeug-Identifizierungsnummer verarbeitet wird

Arten von Daten

• Anfragedaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Nachricht, Fahrzeug- oder Aktionsbezug, Art der Anfrage (z. B. Probefahrt, Inzahlungnahme, Finanzierung), gewählter Standort, Angaben zum eigenen Fahrzeug bei Ankauf- oder Werkstattanfragen, Angaben zu einer etwaigen Werbe-Einwilligung, Quelle der Anfrage
• Bearbeitungsdaten: Zuständige Person, Bearbeitungsstand, Notizen, Wiedervorlagen, zusammengeführte Kontakte, Angebotsbelege
• Inhalte der Webseite und der Inserate: Namen, Fotos und Kontaktdaten von Ansprechpartnern, Fahrzeugdaten einschließlich Kennzeichen und Fahrzeug-Identifizierungsnummer
• Hochgeladene Fotos und daraus erzeugte Bilder
• Technische Daten bei der Nutzung öffentlicher Formulare (IP-Adresse, Browser- und Geräteangaben) für den Missbrauchsschutz

Löschung

Anfragen und Kontakte bleiben gespeichert, solange der Kunde sie für die Bearbeitung benötigt. Auf Weisung des Kunden löscht der Anbieter einzelne Anfragen und Kontakte; mit dem Ende des Hauptvertrags gilt § 10 des Hauptteils. Zähler des Missbrauchsschutzes werden nach Ablauf des jeweiligen Zeitfensters verworfen.

Anlage B – Werkstatt und AUTOHUB Service

Gegenstand und Zwecke

Bereitstellung des Moduls „AUTOHUB Service": digitaler Werkstattauftrag, Mechaniker-Ansicht, Statusseite für die Werkstattkundschaft mit Freigabefunktion, Anfrage- und Concierge-Seite, Leistungskatalog, Benachrichtigungen sowie das digitale Serviceheft je Kundenfahrzeug – gespeist aus abgeschlossenen Aufträgen, auf Weisung des Kunden aus seinem eigenen Lexware-Office-Konto übernommenen Rechnungsdaten und hochgeladenen Alt-Belegen, mit dauerhaftem Link für den Halter und PDF-Export.

Zwecke sind Annahme und Abwicklung des Werkstattauftrags, Terminabstimmung, Statuskommunikation, Einholen von Freigaben für Zusatzarbeiten, Dokumentation des Auftragsverlaufs sowie das Führen des digitalen Servicehefts als dauerhafte Servicehistorie des Fahrzeugs. Das Serviceheft dient dem Halter als Nachweis (z. B. beim Wiederverkauf); sein Zugang bleibt auf Wunsch des Halters auch nach einem Werkstattwechsel bestehen. Rechnungswesen und Belegarchiv verbleiben beim Kunden bzw. bei Lexware; die Anwendung übernimmt ausschließlich Servicedaten in die Fahrzeugakte. Die Anbindung an Lexware Office beruht auf dem eigenen Vertrag des Kunden mit Lexware.

Betroffene Personen

Kundinnen und Kunden des Kunden (Fahrzeughalter, Auftraggeber, Ansprechpartner).

Arten von Daten

• Kontaktdaten: Name, Mobilnummer, E-Mail-Adresse
• Fahrzeugdaten: Kennzeichen, Fahrzeug-Identifizierungsnummer, Marke/Modell, Erstzulassung, Kilometerstand – eingegeben oder aus einem Foto von Fahrzeugschein oder Tacho ausgelesen
• Auftragsdaten: Kundenwunsch, Positionen mit Bruttopreisen, Status, Termine
• Freigabe-Nachweise: Entscheidung, Zeitpunkt, angezeigter Preis, Browserkennung
• Befunde: Fotos, Sprachnotizen, Transkripte, interne Notizen, Erklärungen für die Kundschaft
• Einwilligung: Zeitpunkt der Einwilligung in WhatsApp-Nachrichten
• Auftragsprotokoll: fortlaufende Ereignisse zum Auftrag
• Serviceheft-Einträge: Datum, Kilometerstand, durchgeführte Arbeiten, Betriebsstoffe, ausführender Betrieb, Kennzeichnung als verifiziert
• Rechnungsangaben aus Lexware Office: Rechnungsnummer, Bruttobetrag (nur in der Ansicht des Kunden, nie im Serviceheft für den Halter)
• Beleg-Scans: Foto oder PDF hochgeladener Alt-Scheckhefte und Fremdrechnungen

Löschung und Betroffenenrechte

• Befundfotos und Sprachnotizen werden 180 Tage nach der Abholung automatisch gelöscht; der Auftrag bleibt als Nachweis bestehen.
• Fotos von Fahrzeugschein und Tacho werden ausgewertet, aber nicht gespeichert.
• Der Kunde kann einen Auftrag jederzeit vollständig löschen; Positionen, Befunde, Fotos und Protokoll werden mitgelöscht. Der zugehörige Serviceheft-Eintrag bleibt dabei bestehen, weil das Heft dem Halter dient.
• Verlangt der Halter die Löschung seines Servicehefts, kann der Kunde jeden Eintrag einzeln oder das ganze Heft in der Heft-Ansicht löschen; hochgeladene Beleg-Scans werden mitgelöscht.
• Löscht der Kunde seine Organisation, werden alle Servicedaten einschließlich Serviceheft entfernt.

Anlage C – Technische und organisatorische Maßnahmen

Allgemein

• Verarbeitungsort: Anwendung und Datenbank laufen in der Europäischen Union (Rechenzentren in Frankfurt am Main).
• Zugangs- und Zugriffskontrolle: Der Kundenbereich ist durch Anmeldung und Rollen geschützt. Daten sind strikt nach Organisation getrennt; jede Abfrage ist auf die eigene Organisation begrenzt. Der interne Zugriff auf Produktionssysteme ist nach dem Prinzip der minimalen Rechtevergabe beschränkt.
• Übertragungssicherheit: Ausschließlich verschlüsselte Verbindungen (TLS).
• Speicherung: Passwörter werden nur als Hash gespeichert. Zugangsschlüssel zu angebundenen Konten des Kunden (z. B. Lexware Office) werden mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert, nie im Klartext angezeigt oder protokolliert und beim Trennen der Verbindung sofort gelöscht.
• Eingabekontrolle und Missbrauchsschutz: Prüfung aller Eingaben an jedem Endpunkt, Begrenzung der Anfragen je Zeitraum, Schutz öffentlicher Formulare vor automatisierten Zugriffen.
• Datenminimierung bei KI-Anbietern: An KI-Anbieter werden nur die für die jeweilige Funktion nötigen Daten übermittelt, ausschließlich über deren kommerzielle Schnittstellen; eine Nutzung zum Training ist ausgeschlossen.
• Mensch-Gate: KI-Ergebnisse (Bilder, Texte, ausgelesene Daten) sind Vorschläge, die der Kunde vor der Verwendung prüft und freigibt.
• Verfügbarkeit: Betrieb auf redundanter Cloud-Infrastruktur der in Anlage D genannten Anbieter; Überwachung zentraler Funktionen.

Zusätzlich für AUTOHUB Service

• Links ohne Anmeldung: Mechaniker-Ansicht und Statusseite der Kundschaft sind nur über einen nicht erratbaren Zufalls-Link (16 Byte) erreichbar und für Suchmaschinen gesperrt. Der Mechaniker-Link schließt mit der Abholung, der Kundenlink erlischt 30 Tage danach. Der Anfrage-Link der Werkstatt kann jederzeit erneuert werden; der alte wird damit sofort ungültig.
• Serviceheft-Link: Der Link zum Serviceheft erlischt bewusst nicht. Die Heft-Seite zeigt deshalb nur Datum, Kilometerstand, Arbeiten, Betriebsstoffe und den ausführenden Betrieb – keine Preise, keine Kontaktdaten, keine Befundmedien und keine Beleg-Scans. Auch dieser Link kann jederzeit erneuert werden.
• Auslieferung von Befundmedien: Fotos, Sprachnotizen und Beleg-Scans werden nur über Adressen ausgeliefert, die vor der Auslieferung Link bzw. Anmeldung und die Zugehörigkeit zum Auftrag prüfen. Die Speicheradresse der Datei verlässt den Server nicht. Beleg-Scans sind ausschließlich für den angemeldeten Kunden abrufbar.
• Nachweisbarkeit: Jede Freigabe einer Zusatzarbeit wird mit Zeitpunkt und dem tatsächlich angezeigten Preis festgehalten; das Auftragsprotokoll wird nur fortgeschrieben, nicht nachträglich verändert.
• Auslesen ohne Raten: Unklare Felder aus Fahrzeugschein, Tacho oder Belegen bleiben leer. Einträge aus hochgeladenen Belegen und nicht eindeutig zuordenbare Lexware-Rechnungen werden erst nach Bestätigung durch den Kunden Teil des Servicehefts; Einträge aus Fremdbelegen bleiben als nicht verifiziert gekennzeichnet.
• Lexware Office: Abgerufen werden ausschließlich Rechnungs- und Kontaktdaten (lesend); in das Lexware-Konto wird nicht geschrieben.
• KI-Erklärungen: Erklärungen für die Kundschaft werden KI-gestützt erstellt, sind als solche gekennzeichnet und vor dem Versand bearbeitbar; die fachliche Aussage trifft die Werkstatt.

Anlage D – Unterauftragsverarbeiter

Welche Unterauftragsverarbeiter im Einzelfall tätig werden, hängt von den genutzten Funktionen ab.

„EU-US Data Privacy Framework" bedeutet: Der Empfänger in den USA ist danach zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss, Art. 45 DSGVO). „Standardvertragsklauseln" bedeutet: Standardvertragsklauseln der EU-Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO mit ergänzenden Maßnahmen (Verschlüsselung, Datenminimierung, Ausschluss der Nutzung zum Training).